CMS Lösung webX für IBM Lotus Notes / Domino basierende Plattformen

Für Mitarbeitende dezentraler oder grosser Unternehmen gehört effizientes Beschaffen von Informationen über webbasierte Anwendungen zum Alltag. Das Intranet des ITC Alstom Schweiz ist eine Lotus Notes/Domino basierende Informations-, Arbeits- und Kommunikationsplattform und damit vergleichbar mit einem elektronischen Marktplatz. Es ermöglicht den Mitarbeitenden den weltweiten Zugang zu geschäftsrelevanten internen Informationen 24 Stunden am Tag, 7 Tage in der Woche. Damit ergeben sich nicht nur Vorteile bei der Informationsbeschaffung, sondern auch bei der -verteilung und zwar für die Mitarbeitenden wie auch für das Management. Zusammen mit dem Entwicklungs- und Implementationspartner WebGate Consulting AG wurde die zukunftsorientierte Web-Content-Management-Lösung webX konzeptionell gebaut und implementiert.

Der französische Konzern Alstom gehört weltweit zu den führenden Unternehmen im Bereich der Energie- und Transportinfrastruktur. In der Schweiz präsent sind dieSektoren Power Turbo Systems, Power Service, Power Environment ,Transport und das Information Technology Center. Das Information Technology Center (ITC) in Baden ist dabei zuständig für das Bereitstellen der Intranetplattform für alle Bereiche. Dr. Kees Striezenou, der damalige Projektleiter Business Applications hat deshalb 2004 nach einer zukunftsorientierten Informatiklösung gesucht, um Inhalte und Informationen rasch und unkompliziert auf dem Intranet publizieren zu können.

„Ich wollte den einzelnen^Bereichen ein einfach handhabbares Instrument zur Verfügung stellen, damit sie die Webinhalte selbst aufbauen und pflegen können. Von Beginn weg war klar, dass wir uns von der bestehenden HTML-Lösung, die durch Web-Publisher betreut wurde, wegbegeben wollten. Einerseits weil der Weg vom Informations-Input bis zur Informationspräsentation auf dem Intranet zu lang war, und andererseits weil die Kosten dieser Anwendung zu hoch waren. Da wir schon lange Lotus Notes in unserem Konzern einsetzen und die Vorzüge dieser führenden Plattform kennen, lag es nahe, dass wir einen auf diesem Gebiet kompetenten Partner suchten.“ Intranet als zentrale Drehscheibe für Information und Kommunikation Im Vorsommer 2004 präsentierte die mit dem IBM-Premier-Business-Partner-Status ausgezeichnete WebGate Consulting die webX-Anwendung. Dieses hoch flexible IBM Lotus Notes/Domino basierende Web-Content-Management-System (WCMS) weist eine außergewöhnliche Skalierbarkeit auf. Deshalb eignet es sich sowohl für unternehmensweite zentrale und dezentrale Organisationen, als auch für den Einsatz bei ASPs.

Kees Striezenou dazu: „Die Präsentation der Spezialisten von WebGate Consulting AG überzeugte mich von Beginn weg. Werden doch bei webX alle Vorteile der führenden Entwicklungsplattform Lotus Notes/Domino bezüglich Sicherheit, E-Mail-Integration, Workflow- und Replikationsfähigkeit in ein benutzerfreundliches, einfach bedienbares WCMS umgesetzt.“

In der Folge galt es, die internen Strukturen und Workflows zu prüfen, in die vorkonfigurierte Lösung einzubinden und kundenspezifische Anpassungen vorzunehmen. Heute stehen bei Alstom drei Installationen im Einsatz und zwar zwei in nationalen im Information Technology Centern und die andere zur effizienten Betreuung der Intranet Inhalte der Personalvertretung in der Schweiz. Seine durchwegs positiven Erfahrungen und sein Know-how aus diesen beiden ersten Projekten will der Projektleiter, Dr. Kees Striezenou, nun für die Einführung weiterer Installationen in anderen Ländern zur Verfügung stellen.

Pflege von Web-Inhalten leicht gemacht
Vor der eigentlichen Implementation wurden die Workflow-Prozesse auf Stufe Bereichsleitungen festgelegt. D.h. Abläufe und Strukturen wurden klar geregelt, um nach der Automatisierung Bottlenecks zu vermeiden. Diese klare Aufgabenteilung ist eine wichtige Grundvoraussetzung, damit Berechtigungen für das Einstellen und Freischalten von Informationen und Inhalte im Geschäftsalltag „am Ort des Geschehens“ erfolgen können. Aufgrund der sehr benutzerfreundlichen Oberfläche und des komfortablen Editors werden keine Programmierkenntnisse vorausgesetzt.

Denn Dokumente, Bilder oder Attachments können einfach integriert werden. Auch lassen sich Vorlagen (Templates) für alle möglichen Zwecke erstellen und beliebig kombinieren, ohne die Flexibilität einzuschränken.

Ein weiterer Vorteil ist, dass durchdie konsequente Trennung von Inhalt und Design die Corporate-Identity-Vorgaben problemlos umgesetzt werden können. Dr. Kees Striezenou bestätigt seine Erfahrungen wie folgt: „Klar haben wir die von den Bereichsverantwortlichen nominierten Mitarbeitenden in Bezug auf Arbeitsmethodik und Vorgehen geschult. Jedoch ist webX so einfach zu handhaben, dass es bei der Einführung unsere wichtigste Aufgabe war, aufzuzeigen, dass Intranet Content laufend gepflegt und damit aktualisiert werden muss, um ein viel und gern genutztes Arbeitsinstrument zu sein. Seitens der Mitarbeitenden resp. der Benutzer bestand unsere Hauptaufgabe darin, dass wir klar kommunizieren mussten, dass mit der Einführung einer WCMS-Lösung auch die Holpflicht eingeführt wird. D.h. alle Mitarbeitenden holen sich jeweils dann die Informationen, wenn sie benötigt werden. Sie werden nicht einfach mit einer großen Flut an Informationen überschüttet, die sie bearbeiten müssen, sondern können sich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren. Dies führt konsequenterweise zu höherer Effizienz und Leistungsfähigkeit.“

ITIL: Prozesse gestalten, Ressourceneinsatz optimieren
Alstom hat seine Informatikabläufe im Rahmen des Web Content Managements nach ITIL definiert. Deshalb wird auch grosser Wert auf den Einsatz standardisierter Lösungenwie beispielsweise webX gelegt und nur dort customized, wo ein wirklicher Bedarfseitens einer Mehrheit der Benutzer diesen Nachweis erbringt.

Information Technology Center benutzt WCMS auch als zentral präsentes Content- Management- und Knowledge-Base-Instrument. So werden beispielsweise Qualitäts- und Sicherheits-Audits, Service Level Agreements, Hardware Standards oder Relation- Management-Prozeduren inklusive aller Prozesse abgebildet. „Dadurch sparen wir auch innerhalb unseres Bereiches wesentliche Ressourcen, bei weit höherer Transparenz, als dies früher möglich war, wo die verschiedenen Dokumente und Grundlageninformationen irgendwo verteilt archiviert waren,“ so der Projektverantwortliche Dr. Kees Striezenou.